Le cycle de vie d'une base de connaissance

Disclaimer

Cet article est un billet d’opinion basé sur une analyse empirique personnelle. Il ne prétend pas détenir la vérité absolue. Si le sujet vous intéresse et que vous souhaitez approfondir vos connaissances pour vous faire votre propre opinion, de nombreux articles de recherche universitaire sont disponibles en ligne.

N’hésitez pas à venir en discuter avec moi par la suite, je serai ravi d’échanger avec vous :-)

Je connais le kung-fu… Toi non ?

Dans le monde du développement logiciel, la documentation est malheureusement trop souvent considérée comme la cinquième roue du carrosse, et ce pour de bonnes raisons :

• Créer une base de connaissances nécessite de définir une ligne éditoriale suivie par l’ensemble du groupe pour obtenir un ensemble cohérent.
• Maintenir cette base de connaissances est un travail chronophage et souvent ingrat : on se plaint de l’absence de documentation, mais lorsqu’elle est présente, elle est souvent survolée.
• L’information a naturellement tendance à s’agréger et se concentrer chez certaines personnes. La seule manière de lutter contre ce phénomène est d’adopter une démarche consciente et proactive.

Les outils, ce faux débat

En matière de rédaction de documentation, de nombreux outils sont présentés comme révolutionnaires et facilitant la mise en œuvre de bonnes pratiques. Il est indéniable que certains d’entre eux apportent une véritable plus-value au domaine.

Cependant, mon expérience montre que le choix de l’outil a souvent tendance à monopoliser les débats au sein des équipes, masquant ainsi un manque de recul. Cela occulte un point fondamental à mes yeux : la compréhension du cycle de vie d’une base de connaissances.

Comme souvent, lorsque nous sommes “le nez dans le guidon”, nous focalisons à tort notre attention sur des détails qui, en réalité, n’ont que peu ou pas d’impact sur la résolution du problème lui-même.

Mais si nous prenions quelques minutes pour prendre du recul, comment pourrions-nous illustrer ce cycle de manière “générique” ?

Ma tentative de modélisation

À ce jour, si je devais réaliser une synthèse de ma compréhension du sujet je proposerai le diagramme suivant:

Voyons ensemble le détail des différentes phases proposées.

Agréger

Collecter l’information

La collecte d’information est la première étape du cycle. Elle consiste à rassembler des données provenant de différentes sources (personnes, code source, articles, livres, rapports, sites web, etc.). Il est essentiel de:

• Utiliser des outils de veille (alertes Google, flux RSS, agrégateurs de contenu) pour automatiser la collecte ;
• Diversifier les sources pour obtenir une vision complète et éviter les biais.

Recouper les sources

Une fois les informations collectées, il est crucial de vérifier leur fiabilité et leur exactitude en :

• Comparant les informations provenant de différentes sources pour valider leur véracité ;
• Identifiant les sources crédibles et réputées dans le domaine concerné.

Indexer les références

L’indexation des références consiste à organiser les informations collectées pour qu’elles soient facilement accessibles et consultables:

• Utiliser des mots-clés pertinents et des catégories pour classer les documents ;
• Adopter des systèmes de gestion documentaire ou des bases de données pour stocker et gérer les informations.

Éditorialiser

Définir la cible et les objectifs

Avant de traiter les informations, il est important de savoir pour qui et pourquoi vous le faites:

• Identifier le public cible (spécialistes du sujet ou profanes, profils techniques, commerciaux, métiers, etc.) ;
• Définir les objectifs (informer, former, soutenir le développement du projet, etc.).

Sélectionner l’information

Cette étape consiste à choisir les informations les plus pertinentes et utiles pour le public cible:

• Analyser les données collectées et choisir celles qui répondent aux besoins définis ;
• Éliminer les informations redondantes ou peu fiables.

Mettre en forme et synthétiser

Pour que les informations soient facilement compréhensibles et utilisables, elles doivent être bien présentées:

• Rédiger des résumés clairs et concis ;
• Utiliser des graphiques, exemples de code, tableaux et autres outils visuels pour synthétiser les données complexes.

Indexer les données

L’indexation dans cette phase permet de rendre les informations éditorialisées facilement recherchables:

• Utiliser des descripteurs précis et adaptés aux contenus ;
• Mettre à jour les métadonnées pour faciliter la recherche ultérieure.

Rectifier

Évaluer la validité et la pertinence des informations

Les informations doivent être régulièrement vérifiées pour garantir leur exactitude et leur pertinence :

• Mettre en place un système d’évaluation périodique des données ;
• Retirer ou mettre à jour les informations obsolètes ou incorrectes.

Définir la fréquence de mise à jour et ses évènements déclencheurs

La base documentaire doit être maintenue à jour pour rester pertinente :

• Établir une fréquence de révision régulière (mensuelle, trimestrielle, annuelle) ;
• Identifier des événements spécifiques (publication de nouvelles versions, changements réglementaires) qui nécessitent une mise à jour immédiate.

Identifier les sujets connexes et les passerelles

Enfin, pour enrichir la base documentaire et la rendre plus utile :

• Créer des liens entre les différentes informations pour faciliter la navigation et l’accès aux connaissances ;
• Rechercher et intégrer des sujets connexes qui peuvent apporter un éclairage complémentaire.

La phase de rectification nous renvoie ainsi naturellement sur la phase d’agrégation, réamorçant notre cycle.

Retourner à son point de départ

De nombreuses actions proposées dans ce cycle sont aujourd’hui facilitées, voire automatisées, par des outils spécialisés comme les wikis.

Cependant, sans une vision d’ensemble, il est facile de perdre de vue l’objectif final de toute base de connaissances : diffuser de l’information claire et pertinente à l’ensemble des équipes, favorisant ainsi leur autonomie et améliorant la qualité de vie au travail.

Il est crucial de choisir un outil qui s’adapte à votre mode de fonctionnement interne, mais rappelez-vous qu’aucun outil ne fera des miracles sans une méthodologie rigoureuse. En fin de compte, c’est cette méthodologie qui assurera la cohérence et l’efficacité de votre base de connaissances.